Vedtekter

VEDTEKTER FOR VESTLAND INNVANDRERRÅD

Revidert ved ekstraordinært årsmøte 2023

I PRINSIPPERKLÆRING
§ 1 Det felles innvandrerråd i Hordaland (DFIRH) ble stiftet i Bergen 10. mai 1988. DFIRH skiftet navn til Vestland Innvandrerråd – heretter VI, etter sammenslåingen av Hordaland og Sogn og Fjordane fylke i 2020.

§ 2 Vestland innvandrerråd er en demokratisk, pluralistisk og uavhengig organisasjon som skal fremme enhet og deltakelse av innvandrere i det norske samfunnet.

§ 3 Vestland innvandrerråd treffer sine vedtak gjennom grundig debatt og forhandlinger mellom alle medlemmer.

§ 4 Vestland innvandrerråd skal ha drivkraft og initiativ til å fremme solidaritet blant innvandrere. Organisasjonen er imot all slags diskriminering og tror på dialog og samarbeid mellom grupper med forskjellige synspunkt. Vestland innvandrerråd er imot vold og antidemokratiske holdninger.

 

II VEDTEKTER
§ 5 Hovedmålsettingen for VI er å:

a) Forsvare innvandrernes interesser politisk, sosialt, kulturelt og økonomisk, samt å bistå medlemsorganisasjonene sine ulike behov.

b) Være et felles informasjonsorgan for innvandrere og samfunnet generelt.

c) Være et kontaktorgan mellom innvandrere, de norske myndighetene, de frivillige organisasjonene og de politiske partiene.

d) Bidra til å skape kulturell forståelse mellom innvandrere og den øvrige norske befolkningen.

 

§ 6 Styrets sammensetning og oppgaver

a) Styret er sammensatt av 9 faste medlemmer og 5 varamedlemmer. Styret bør ikke bestå av mer enn to medlemmer av samme nasjonalitet. Styrets sammensetning er som følger: Styreleder, nestleder, økonomiansvarlig, ungdoms- og idrettssekretær, kultur- og informasjonssekretær, sosialsekretær, kvinnesekretær, 2 styremedlemmer og 5 varamedlemmer.
i) Møtehonorar fastsettes av styret med 2/3 flertall på styremøte.
ii) Alle styremedlemmer/varamedlemmer skal undertegne taushetserklæring. Taushetsplikten gjelder også etter at vervet som styremedlem/varamedlem er opphørt.

b) Styremedlemmer/varamedlemmer opptrer som representanter for VI i de fora medlemmene er utpekt av VI sitt styre, ikke som representanter for sin egen nasjonalitet eller organisasjon. Styremedlemmer/varamedlemmer er ansvarlige for åpenhet i forhold til sin medlemsorganisasjon, og det bør tilstrebes mest mulig samarbeid. Alle styremedlemmer/varamedlemmer har taushetsplikt i saker som VI sitt styre definerer som konfidensielle.

c) Styret har driftsansvaret for VI. Styreleder har i samarbeid med administrasjonen det daglige ansvaret for organisasjonen.
Styret har myndighet til å iverksette disiplinære tiltak mot medlemmer som forstyrrer organisasjonens virksomhet. Tiltaket skal godkjennes av Rådet med minst 2/3s flertall i Rådsmøte.

d) Styremøter
Styremedlemmene har møteplikt. Varamedlemmer inviteres til styremøte når styremedlemmer ikke kan delta eller ved behov. Styremedlemmer som ikke møter på styremøtene tre ganger på rad uten gyldig grunn, og/eller ikke oppfyller sine plikter i henhold til vedtektene, skal bes om å vurdere sitt verv.
Styret kan i en slik situasjon konsultere Rådet om en eventuell fjerning av styremedlemmet fra tillitsvervet. For at styret skal være vedtaksdyktig må minst halvparten av styrets medlemmer være til stede.
Resolusjoner kan vedtas dersom de får over halvparten av stemmene. Ansatte ved VI inviteres til styremøter og har tale– og forslagsrett, men ikke stemmerett.

e) Styret i VI velger tre representanter blant sine medlemsorganisasjoner til Bergen Internasjonale Kultursenter sitt styre. Disse tre representantene kan ikke velges blant allerede valgte styremedlemmer eller varamedlemmer på Bergen Internasjonale Kultursenters årsmøte. VI sitt styre velger representanter i forhold til sammensetningen av allerede valgte styre- og varamedlemmer på Bergen Internasjonale Kultursenter sitt årsmøte når det gjelder kjønn, region, erfaring og interesse. Valgene er for to år om gangen.

 

§ 7 Arbeidsoppgaver for styremedlemmene

a) Styreleder
Styreleder er ordstyrer for alle styremøter og leder forhandlinger i alle saker. Styreleder skal koordinere alle saker og handler som talsperson for VI. Styreleder, sammen med økonomiansvarlig, autoriserer betaling av alle ordinære driftsutgifter, og sammen har de ansvaret for den økonomiske situasjon i organisasjonen og disponerer VI sine konti. Fullmakt kan gis til daglig leder i administrasjonen. Styreleder har ansvaret for at alle sekretærer fyller sine funksjoner. Styreleder skal ha det faglige og administrative ansvar for VI. Styreleder påser at de vedtatte målsettinger og planer blir realisert. Styreleder påser i samarbeid med administrasjonen at saksliste og innkalling til styremøte blir sendt ut i god tid. Styreleder bør ikke sitte i styret for en annen medlemsorganisasjon. Styreleder i VI kan ikke være leder for en medlemsorganisasjon.

b) Nestleder
Nestleder skal fylle de funksjoner og oppgaver som styreleder har i styrelederens fravær. Nestleder overtar styreleders funksjoner frem til neste årsmøte dersom styreleder trekker seg fra styrevervet.

c) Økonomiansvarlig
Økonomiansvarlig har sammen med leder det fremste ansvaret for økonomien. Økonomiansvarlig kan føre de obligatoriske regnskapsbøkene som lovene krever, og samle den nødvendige dokumentasjon som gjelder utgifter og inntekter. Økonomiansvarlig skal sørge for at bilagene oppbevares på en tilfredsstillende måte. Regnskapsbøkene bør være regelmessig oppdatert og tilgjengelig for fritt innsyn for alle medlemmer i VI. Sammen med styreleder autoriserer økonomiansvarlig alle driftsutgifter for organisasjonen og disponerer VI sine bankkonti. Økonomiansvarlig har ansvar for å informere eller på forespørsel fra styret orientere om VI sin økonomiske situasjon.
Styret kan la et autorisert regnskapsfirma føre regnskapet og et autorisert revisjonsfirma revidere regnskapet. Økonomiansvarlig er ansvarlig for å informere styret om den økonomiske situasjonen for VI, og skal minst en gang i året presentere regnskapet for årsmøtet i VI. Økonomiansvarlig lager sammen med styreleder et forslag til budsjett som vedtas på årsmøte, rådsmøte eller styremøte.

d) Sosialsekretær
Sosialsekretæren bistår VI sine medlemmer med utfordringer de har i forbindelse med arbeidsledighet, sosiale tiltak og lignende. Sosialsekretæren er behjelpelig med å skaffe bistand, råd, veiledning og hjelp til innvandrere som naturlig hører inn under sosialsekretærens arbeidsområde. Når det gjelder integrering skal sosialsekretæren samarbeide med de andre sekretærene.

e) Kultur- og informasjonssekretær
Kultur- og informasjonssekretæren er pådriver for kulturelle aktiviteter innenfor alle medlemsorganisasjonene og har ansvaret for samordning av kulturelle aktiviteter fra medlemsorganisasjonene som har laget en egen kulturplan. Kultur- og informasjonssekretæren har ansvaret for å planlegge en felles kulturell aktivitet minst en gang i året. Kultur- og informasjonssekretæren har oversikt over innvandrerdata som arbeidsvilkår, boligsituasjonen osv. og skal sammen med styreleder ha ansvar for å drive informasjonsvirksomhet innenfor og utenfor organisasjonen. Kultur- og informasjonssekretæren følger godt med i lokal- og rikspolitikken, spesielt i saker som angår innvandrere.

f) Ungdoms- og idrettssekretær
Ungdoms- og idrettssekretæren er pådriver for ungdoms- og idrettsaktivitetene i alle medlemsorganisasjonene, og bør være med på å koordinere disse. Ungdoms- og idrettssekretæren planlegger å iverksette tiltak rettet mot ungdom. Ungdoms- og idrettssekretæren arrangerer en ungdomsaktivitet og et idrettsarrangement minst en gang i året. Ungdoms- og idrettssekretæren samarbeider med norske idrettsorganisasjoner og organisasjoner som arbeider med barn og ungdom.

g) Kvinnesekretær
Kvinnesekretæren har ansvaret for samordning av kvinneaktivitetene, planlegger og iverksetter tiltak rettet mot kvinner på tvers av alle VIs medlemsorganisasjoner.
Kvinnesekretæren har ansvar for barneaktiviteter, og skal være spesielt oppmerksom på situasjonen for innvandrermødre og barn. Kvinnesekretæren har kontakt med norske organisasjoner på sitt arbeidsfelt. Kvinnesekretæren har ansvar for å arrangere et seminar om kvinner minst en gang i året.

h) Styremedlemmer
Styret kan tildele styremedlemmene arbeidsoppgaver etter behov. Styremedlemmene kan også fungere i de andre funksjonene etter behov.

i) Varamedlemmer
Varamedlemmer tiltrer styret med fulle rettigheter dersom noen i styret har forfall. Varamedlemmer kan ellers møte i styret uten stemmerett. Dersom noen trekker seg fra styret, får 1.varamedlem fast plass i styret. Styret avgjør hvordan arbeidsoppgavene skal fordeles i styret. Varamedlemmer kan tildeles arbeidsoppgaver etter behov.

j) Arbeidsutvalg (AU)
Arbeidsutvalget består av styreleder, nestleder, økonomiansvarlig og daglig leder. Utvalgets arbeidsoppgaver er å ta avgjørelser på vegne av styret i enkeltsaker. Avgjørelser i arbeidsutvalget legges frem for styret til godkjenning.

 

 

§ 8 Rådet

Rådet er sammensatt av styret og maksimum to delegater fra hver medlemsorganisasjon. Ansatte ved VI har ikke stemmerett i Rådet. Saker avgjøres ved simpelt flertall blant de fremmøtte.
Rådet skal påse at de vedtatte aktivitetsplaner og budsjetter blir fulgt opp av styret. Rådet skal møte minst to ganger i året. Styret må legge frem en skriftlig orientering om aktiviteter og presentere en skriftlig økonomisk rapport.
Hvis leder trekker seg, og nestleder overtar lederfunksjonen, skal Rådet utnevne ny nestleder blant de resterende medlemmer av styret. Styret kan fylle andre ledige verv dersom det er behov for det.

 

§ 9 Medlemskap

Medlemskap er åpent for alle innvandrerorganisasjoner i Vestland fylke. Medlemskap skal være kollektivt (organisasjoner). Enkeltmedlemskap tillates ikke.
Alle medlemmer skal betale en årlig medlemskontingent. Årsmøtet fastsetter medlemskontingent for medlemsorganisasjoner.
Ved manglende betaling av medlemskontingent i 2 år, ansees organisasjonen som ikke medlem av VI. Ved innbetaling av manglende medlemskontingent ansees organisasjonen igjen som medlem av VI.
Søknad om medlemskap sendes styret sammen med vedtekter for organisasjonen, opplysninger om medlemstall, adresse og kontaktperson.

a) Medlemmenes plikter og rettigheter
Alle medlemmer plikter å følge VI sine vedtekter. Alle medlemmer har rett til å bli valgt til styret eller til en representativ arbeidsoppgave i VI. Alle medlemmer skal motta rettighetene og fordelene som er knyttet til medlemskap i VI.

b) Medlemmer i VI blir automatisk medlem hos Bergen Internasjonale Kultursenter hvor de får stemmerett ved Kultursenterets årsmøte, og de betaler medlemspris på leie av lokaler til arrangementer i regi av organisasjonene. Dette gjelder kun hvis de har betaler medlemskontingenten for inneværende år innen fristen.

 

§ 10 Tilbaketrekning, suspensjon og utestengelse

En medlemsorganisasjon kan bli suspendert eller utelukket/utestengt hvis 2/3 av Rådet eller Årsmøtet mener organisasjonen opptrer i strid med VI sine vedtekter. Ved forslag om suspensjon eller utelukkelse/utestengning skal medlemsorganisasjonen få mulighet til å fremlegge sin sak for Rådet eller Årsmøtet før avstemning.

 

§ 11 Valg

Valgkomiteen skal utnevnes av Rådet i god tid før årsmøtet, senest seks uker før valget. Rådet kan utpeke nye medlemmer til valgkomiteen på årsmøtet. Valgkomiteen skal bestå av minst tre medlemmer. Valgkomiteen har ansvar for at det skal gjennomføres et demokratisk valg etter de retningslinjer som er vedtatt av Rådet. Valgkomiteen skal i samarbeid med styret stå for den praktiske gjennomføringen av valget. Valgkomiteen har ansvar for at kandidatlisten blir offentliggjort til medlemmene pr. brev eller epost minst en uke før valget.

Forslag på kandidater til tillitsverv må leveres skriftlig til valgkomiteen. Kandidatlisten må inneholde navn på kandidaten, nasjonalitet, hvilken organisasjon de representerer og styrevervet de er nominert til.
Kandidaten må være til stede på årsmøtet eller må gi en skriftlig erklæring om at de ønsker å påta seg tillitsvervet. For å stille til valg til styret må kandidatens medlemsorganisasjon ha vært medlem i minst 6 måneder.

a) Styret
Valg av styre foretas på årsmøte. Valgkomiteen skal utnevnes av Rådet i god tid før årsmøtet, senest seks uker før valget. Valgkomiteen skal bestå av minst tre medlemmer. Valgkomiteen har ansvar for at det skal gjennomføres et demokratisk valg etter de retningslinjer som er vedtatt av Rådet. Valgkomiteen skal i samarbeid med styret stå for den praktiske gjennomføringen av valget. Valgkomiteen har ansvar for at kandidatlisten blir offentliggjort til medlemmene pr. brev eller e – post minst en uke før valget.

Leder, nestleder, økonomiansvarlig, sosialsekretær, kultur- og informasjonssekretær, ungdoms- og idrettssekretær og kvinnesekretær blir valgt for to år. Andre styremedlemmer og varamedlemmer blir valgt for et år. Leder, økonomiansvarlig, kvinnesekretær og kultur- og informasjonssekretær velges på år med partall. Nestleder, sosialsekretær og ungdoms- og idrettssekretær velges på år med oddetall. Dersom noen i styret trekker seg fra verv når det er mer enn et år igjen av valgperioden vil Rådet supplere styret frem til neste årsmøte. Deretter blir et nytt medlem valgt i vervet ut den opprinnelige valgperioden.

Forslag på kandidater til tillitsverv må leveres skriftlig til valgkomiteen. Listen må inneholde navn på kandidaten, nasjonalitet, hvilken organisasjon de representerer og styrevervet de er nominert til. Kandidatene må være til stede på årsmøtet eller avgi en skriftlig erklæring om at de ønsker å påta seg tillitsvervet. For å stille til valg til styret må kandidatens medlemsorganisasjon ha vært medlem i minst 6 måneder.

Benkeforslag er ikke tillatt. Det kan likevel gjøres unntak dersom det ikke er innkommet forslag på kandidater til tillitsverv eller det bare har kommet ett forslag på kandidat til et tillitsverv.
Valget er basert på hemmelig avstemning.

Valg av styre foretas på årsmøte og det er hemmelig avstemming.

I) Leder, nestleder, økonomiansvarlig, sosialsekretær, kultur- og informasjonssekretær, ungdoms- og
idrettssekretær og kvinnesekretær blir valgt for to år. Andre styremedlemmer og varamedlemmer blir valgt for et år. Leder, økonomiansvarlig, kvinnesekretær og kultur- og informasjonssekretær velges på år med partall. Nestleder, sosialsekretær og ungdoms- og idrettssekretær velges på år med oddetall.

II) Dersom et styremedlem trekker seg fra sitt verv i valgperioden vil første varamedlem fungere som styremedlem ut den opprinnelige valgperioden.

III) Benkeforslag er ikke tillatt. Det kan likevel gjøres unntak dersom det ikke er innkommet forslag på kandidater til tillitsverv eller det bare har kommet ett forslag på kandidat til et tillitsverv.

b) Rådet
Medlemsorganisasjonene har rett til å utnevne to delegater til Rådet. Navn på utnevnte delegater må sendes skriftlig til styret. Oversikten over utnevnte delegater skal være underskrevet av leder i medlemsorganisasjonen.

Rådet eller årsmøtet kan etter behov velge en kontrollkomité som består av tre medlemmer. Styremedlemmer kan ikke være med i kontrollkomiteen.

 

§ 12 Komiteer

Kontrollkomiteen skal ha kontroll over den løpende økonomistyringen, spesielt ved overgang til nytt styre. Komiteen kan fungere som et rådgivningsorgan i konfliktsituasjoner i organisasjonen. Komiteen bør uttale seg i konflikter om tolkning av VI sine vedtekter.
Komiteen skal fungere som en klageinstans hvor medlemmene kan klage på styringen av VI.
Kontrollkomiteen har rapporteringsplikt overfor Rådet.

 

§ 13 Årsmøte

Årsmøtet er det høyeste organet i VI. Årsmøtet består av to delegater fra hver medlemsorganisasjon, i tillegg til styret. Hver medlemsorganisasjon har én stemmerett. Styret har ikke stemmerett ved valg av nytt styre, med mindre de er stemmeberettigede delegater fra sin egen medlemsorganisasjon.
For at en medlemsorganisasjon skal få stemmerett må den ha betalt kontingenten for inneværende år innen fristen på utsendt faktura.

Årsmøtet skal avholdes innen utgangen av mars. Styret innkaller til årsmøtet med minst 14 dagers varsel og med opplysninger om dagsorden. Innkalling skjer pr. epost.

 

Årsmøtet kan behandle følgende saker:

a) Årsmelding og regnskap fra det forrige styret
b) Aktivitetsplaner og budsjettforslag for inneværende år
c) Innkomne saker
d) Valg av styre og ev. kontrollkomite
e) Forslag til endring av vedtekter

Saker på Årsmøtet avgjøres ved simpelt flertall, med unntak av forslag til endring av vedtekter som krever 2/3 flertall.

 

§ 14 Ansatte

Dersom det er ansatte i VI skal Styreleder og Økonomiansvarlig utarbeide stillingsbeskrivelse. Styret godkjenner stillingsbeskrivelsen. Ansatte blir direkte underlagt styreleder og nestleder.
Ansatte i VI kan ikke inneha tillitsverv i VI, men kan ha verv i egne medlemsorganisasjoner.

 

§ 15 Oppløsning

Årsmøtet kan fatte vedtak om oppløsning av VI, samt disponering av eiendommer og bankinnskudd. Det kreves ¾ flertall for at et vedtak om oppløsning kan anses gyldig. Dersom VI blir oppløst skal eventuelle eiendommer gå til annet innvandrerrelatert arbeid i Vestland fylke.

Eventuelle bankinnskudd og kontanter tilbakebetales til donorene.

 

HANDLINGSPLAN FOR VESTLAND INNVANDRERRÅD – 2023